LibreOffice come aprire un file CSV. Come importare dati da un file CSV in un foglio elettronico

Soprattutto in una attività d’ufficio, capita di ricevere dei dati da dover scaricare, elaborare ed archiviare.

Normalmente, in assenza di un programma apposito, come ci si comporta?

Si scarica il file che è stato inviato e si verifica se è di un qualche formato standard quale, ad esempio, Excel, Database, Testo oppure CSV.

I primi 3, Excel, Database e Testo, sono formati noti quindi, non ne parleremo.

Il formato CSV invece, è meno noto, ma ha numerose potenzialità e anche alcuni sicuri vantaggi.

Le potenzialità, consistono soprattutto nel fatto che, da tempo è uno standard riconosciuto, utilizzato e prodotto e gestito da numerosi programmi, anche di uso comune.

Inoltre, il file CSV si presta perfettamente per essere compresso e ridotto fortemente di “peso”, zippato, quindi, può essere inviato in tutto il mondo tramite una normale email o un servizio cloud o un qualsiasi altro servizio di scambio file, anche P2P (Punto a Punto).

Infine, la possibilità di una perdita di dati è bassissima, prossima allo zero.

Un esempio

Se io, ad esempio, ho un programma di gestione di un magazzino merci e desidero inviarti la lista completa di quelle merci, sicuramente il mio programma sarà in grado di mettermi a disposizione un file CSV, con tutti i dati necessari.

Ma tanti altri programmi offrono questa possibilità, per le più svariate necessità.

Com’è fatto un file CSV?

Diciamo subito che CSV è l’acronimo di Comma Separated Value ovvero Valori Separati da una Virgola.

Ma si possono utilizzare, come separatori, anche i punto e virgola oppure le tabulazioni, gli spazi o altro.

Non c’è una regola fissa.

In questi file CSV, ogni riga contiene tutti i valori di un singolo record ovvero, di un prodotto oppure, di una persona, di un contatto telefonico ecc…

Un tipico esempio, semplice, potrebbe essere il seguente:

NOME,COGNOME,CITTA’,VIA,CIVICO,INTERNO,TELEFONO FISSO,TELEFONO MOBILE

Mario, Rossi,Milano,Garibaldi,100,12,02123456,3451234567

Giovanni,Neri,Roma,Nazionale,1212,28,06654321,3337654321

Come vedi, la prima riga indica l’identità dei dati sottostanti mentre, dalla seconda riga in poi, ci sono i dati di ogni persona.

Una persona ogni riga oppure, un prodotto per riga o altro.

A volte, per motivi previsti, la prima riga con le intestazioni può mancare.

Ma quasi sempre esiste.

Come gestire un file CSV con LibreOffice

Vediamo adesso, come gestire un file CSV.

Essendo un file che contiene dati, l’applicazione LibreOffice da utilizzare sarà Foglio elettronico Calc; l’equivalente di Excel di Microsoft Office.

Quindi, avvia LibreOffice e apri Calc.

Questa è la schermata tipica di un Foglio di calcolo Calc, vuoto.

Adesso, devi Aprire il tuo file CSV quindi…

1 – clicca su File

2 – clicca su Apri

Nella finestra di dialogo di Esplora File che si aprirà, cerca e seleziona il tuo file CSV quindi, conferma con il pulsante Apri

Si apre la finestra di Importazione testo nella quale hai tutti i parametri configurabili e un esempio, in basso, di come sarà il risultato della esportazione.

– al Punto 1 puoi scegliere da quale riga partire con l’importazione dei dati. Se, ad esempio, decidessi di partire dalla riga 2 verrebbero omesse le intestazioni delle colonne, che servono ad identificare il loro contenuto.

– al Punto 2 hai la possibilità di selezionare quale sarà, o quali saranno, i separatori dei vari campi/valori di ogni riga. Abbiamo detto che normalmente è la virgola (comma), ma potrebbe anche essere altro. Qui, tu puoi selezionare l’eventuale altro separatore oppure, con l’opzione Altro, inserirne uno tuo personalizzato corrispondente a quello che si trova sul tuo file CSV.

– con il pulsante OK dai il via alla Importazione dei dati dal file CSV al tuo Foglio di calcolo Calc di LibreOffice.

Questo è il risultato dell’Importazione di un tipico file CSV con i dati separati da virgole.

Come vedi nell’immagine precedente, tutte le colonne sono impostate standard ovvero, per adattarsi automaticamente, se possibile, al loro contenuto.

Prima dell’importazione, sarebbe stato possibile indicare, colonna per colonna, quale sarebbe stato il contenuto ovvero, ad esempio: Testo, Numeri con o senza virgola e decimali, Date ecc…

Se non l’hai fatto subito, con l’opzione Campi > Tipo di colonna, niente paura, puoi farlo adesso.

Intanto, puoi vedere che, in  hai l’Intestazione delle colonne e in  hai i Dati importati o come Testo o come Numero e il loro diverso allineamento: a destra o a sinistra.

Vediamo come apportare alcune modifiche che possono rendere il foglio di calcolo più chiaro e leggibile quindi, anche meglio utilizzabile.

– intanto, sistemiamo l’intestazione delle colonne che normalmente è Centrata, in Maiuscolo e in Grassetto (Bold).

Quindi, clicca sul numero della riga 1 e selezioni tutte le intestazioni. In alternativa, puoi fare una selezione multipla delle sole celle che ti interessano.

 – clicca su Formato

 – clicca su Celle

Nella finestra che si apre: Formato celle, seleziona:

 – Numeri

 – Testo, per definire che nelle celle selezionate, tutto quello che è stato o verrà immesso sarà da considerarsi come Testo

 – Utilzza tutte le altre opzioni per formattare il contenuto dell celle come desideri

 – OK per confermare le scelte che hai fatto

Come puoi vedere in questa immagine, puoi apportare ancora diverse modifiche al contenuto delle celle selezionate e altre ancora ne puoi fare, utilizzando gli strumenti e le opzioni che trovi a disposizione nel Menu.

In fondo, sono tutte molto simili a quelle che hai a disposizione in un normale file di testo redatto con Write di LibreOffice o Word Di Microsoft Office).

Tutto quello che hai fatto per le celle delle Intestazioni, puoi farlo per qualsiasi altra cella o gruppo di celle o riga o colonna che sia.

Come hai visto e potrai vedere lavorandoci, si tratta di una interfaccia molto intuitiva e simile a tante altre.

Conclusioni

In questo post, hai visto cosa sono i file CSV, a cosa servono o come si utilizzano.

Sono file molto importanti, soprattutto in attività d’ufficio e gestionali, dove possono servire per fare veloci e potenti analisi di dati ed elaborazioni anche molto complesse.

E’ quindi una attività della quale è bene conoscere l’esistenza e il funzionamento e, al momento del bisogno, approfondire l’uso e le potenzialità.