Google Documenti come funziona

Come funziona Google Documenti e come scrivere una Lettera, un Curriculum, una presentazione aziendale e tanto altro

Come ho scritto in questo precedente post, Google ha realizzato un gruppo di programmi, una suite per i professionisti, per le attività d’ufficio e aziendali, ma anche per i singoli privati, con i quali svolgere praticamente tutte le attività che servono in un mondo dinamico e interconnesso come quello d’oggi.

Ovviamente, non voglio spingermi tanto avanti nelle spiegazioni di Google Workspace e di tutti gli strumenti che contiene, ma rimanere su quello che può essere utile per l’uso diciamo “domestico”, personale

Google Workspace contiene numerosi strumenti professionali, ma in questo e nei prossimi post che scriverò su questa suite, ti parlerò solo di quelli di base, che puoi utilizzare gratuitamente e che puoi abbinare al tuo spazio cloud, sempre gratuito, su Drive di Google.

Google Workspace rappresenta una delle risposte concorrenti a Microsoft 365, il nuovo Office di Microsoft che fa uso del cloud. Ovviamente, Microsoft può fare affidamento su tanti anni di sviluppo dei suoi Word, Excel, Powerpoint ed altri mentre, Google Workspace è nato abbastanza recentemente, ma sta crescendo velocemente.

In ogni caso, per il nostro esempio e le nostre necessità, questo interessa relativamente. A noi interessa poter scrivere una lettera e poterla modificare, stampare e archiviare in ogni momento e in qualsiasi condizione; sia da pc che da smartphone che da tablet.

Come creare una lettera

Partiamo quindi vedendo come si accede a Google Documenti, come si inizia una nuova lettera, come si sceglie un modello già pronto, come si salva sul cloud, come si stampa e come si lavora offline.

Queste sono le attività classiche che puoi realizzare con Google Documenti e gli altri strumenti della suite.

Google Documenti come funziona - google documenti accesso online

Normalmente, l’accesso ai Documenti di Google lo puoi fare cliccando sul menu App di Google numero uno quindi, nella finestra che si apre, cerca e seleziona Documenti numero due.


 

Google Documenti come funziona - google documenti pagina iniziale

 

Una volta entrato, puoi creare un documento vuoto numero uno oppure, scegliere uno dei modelli che ti vengono proposti direttamente in homepage numero due oppure, aprire la Galeria modelli numero tre nella quale trovi tanti altri modelli già pronti. Si tratta di modelli di Lettere, Curriculum, Lettere di presentazione, Ricette, Schede, Verbali, Brochure e tanti altri. Praticamente trovi quasi tutto quello che può servire nella maggioranza dei casi.


 

Google Documenti come funziona - google docs crea nuovo documento lettera verde menta

Proviamo con il modello Lettera Verde menta che poi, ovviamente, puoi sempre modificare e personalizzare ulteriormente.

E’ sufficiente cliccare sul modello.


 

Google Documenti come funziona - google docs struttura della pagina di editing

clicca per ingrandire l’immagine

Adesso, sei nella pagina di scrittura della tua lettera e come vedi dall’immagine (clicca sull’immagine per ingrandirla perchè così non si vede un gran chè) l’ambiente di lavoro è molto simile a quello di un normale Word editor,

In numero uno hai il classico menu File – Modifica – Visualizza… ecc…

In numero due hai tutti gli strumenti di uso comune; i tasti scorciatoia.

In numero tre hai la struttura del tuo documento, che ti può servire per spostarti velocemente nelle varie sezioni. In questo caso c’è solo Il tuo nome perchè non è stato ancora scritto niente.

Ci sono poi altri simboli cliccabili per accedere ad altre funzionalità facilmente comprensibili e utilizzabili quali:

Sposta – per spostare la tua lettera all’interno del tuo spazio cloud Drive

Visualizza lo stato del documento – per conoscerne la condizione e la progressione di lavoro

Apri cronologia dei commenti – considera il fatto che puoi condividere la stesura del tuo documento, o lo stato di avanzamento del lavoro, con una o più persone online e che, ogni persona può lasciarti un commento per aiutarti nel lavoro.

Infine, c’è la barra a destra, con il calendario, lo spazio delle idee e delle attività e la possibilità di installare, dal web, componenti aggiuntivi per migliorare il tuo ambiente di lavoro, il tuo lavoro e il risultato finale che vuoi ottenere.


 

Google Documenti come funziona - google docs sposta salva in cloud

Mentre tu lavori alla stesura della tua lettera, del tuo documento, il tuo lavoro viene automaticamente salvato nel tuo spazio cloud Drive.

Ovviamente, devi avere un account Google ed avere fatto acceso a Google Chrome con questo account. Solo in questo modo puoi avere l’accesso diretto a Drive e le scorciatoie di accesso da menu che hai visto all’inizio. Dallo stesso menu di accesso, dove hai trovato Documenti, puoi trovare anche l’accesso diretto al tuo Drive.

Ti dicevo che, man mano procedi con la stesura della tua lettera, questa viene salvata sul tuo Drive, nello spazio principale. Se invece vuoi creare una cartella nuova, nella quale archiviare alcuni tuoi documenti specifici, puoi cliccare sull’icona Sposta che vedi in numero uno oppure, cliccare sul menu FileSposta.

Nella finestra Il mio Drive che si aprirà, potrai scegliere una cartella esistente o crearne una tua personale numero due e cliccare sul pulsante Sposta qui.

Puoi abbandonare il lavoro quando vuoi, senza bisogno di salvare perchè questo avviene automaticamente.

Allo stesso modo, puoi riprendere il lavoro sulla tua lettera rifacendo i passaggi che hai fatto per entrare in Documenti ed iniziare a lavorare.

Insomma, tutto molto semplice e intuitivo.

Lavorare Offline

Tutto quello che hai visto, come avrai certamente capito, richiede una connessione Internet attiva. E questo è quello che richiedono un po’ tutti i programmi di questo tipo.

Ma Google Documenti, e anche gli altri Google Fogli, Google Presentazioni, Google Moduli, ha la possibilità di poter funzionare anche offline, senza una connessione Internet.

Per fare questo, devi avere uno spazio libero sufficiente sul disco fisso del tuo pc perchè, quando lavori offline lavori direttamente sul tuo pc.

Inoltre, devi utilizzare esclusivamente Chrome su cui devi installare l’estensione Documenti Google offline per Chrome che trovi cliccando QUI e cliccando su Aggiungi.

Google Documenti come funziona - documenti google ofline

Per installare questa estensione, non utilizzare Chrome in forma Privata.

Fatto questo passaggio, adesso devi attivare l’accesso offline anche al tuo spazio cloud Drive.

Google Documenti come funziona - accedi a google drive

Di nuovo, come hai fatto per entrare in Documenti, clicca sul menu App di Chrome numero uno quindi, cerca e clicca su Drive numero due.


 

Google Documenti come funziona - google drive impostazioni

Clicca su Impostazioni numero uno e poi, su Impostazioni numero due


 

Google Documenti come funziona - google drive impostazioni attiva offline

Adesso, clicca su Generali numero uno quindi, spunta la casella di Offline numero due.

Ora sei pronto a lavorare offline, senza collegamento Internet.

Conclusioni

Come hai visto, Documenti Google, come gli altri strumenti della suite, si presta benissimo per scrivere lettere o altro e può essere una valida alternativa ad altri programmi che fanno questo tipo di attività.

Inoltre, per un uso privato, non professionale, è disponibile gratuitamente, come anche Drive e il tuo spazio da 15 GByte.

Tramite le apposite app per smartphone e tablet, che puoi installare da Google Play, puoi lavorare anche con il tuo smartphone e il tuo tablet, recuperando e salvando i tuoi lavori su Drive.

Per averlo provato personalmente, come sempre faccio con tutto quello di cui parlo, ho trovato tutto molto utile e comodo.

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Buon lavoro!

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